Að skipta um bókhaldskerfi er eitt af þeim verkefnum sem fólk frestar lengst. DK virkar, allt er á sínum stað, og hugmyndin um að flytja sjálfan grunninn virkar yfirþyrmandi. En að halda áfram á gömlu kerfi þegar nýtt sparar þér umtalsverðum tíma er heldur ekki gott. Hér förum við yfir hvernig þú flytur þig yfir á Payday — og hvar gildrurnar liggja.
Af hverju Payday?
DK er traust og hefur þjónað íslensku atvinnulífi vel í áratugi. En það byggir á gömlum grunni: handvirkum innslætti, takmörkuðum samþættingum og útliti sem hentar bókurum frekar en eigendum sem vilja sjá stöðuna í símanum.
Payday er íslensk skýjalausn sem býður upp á:
- Beina bankatengingu sem les færslur sjálfkrafa inn í bókhaldið
- OCR kvittanaskönnun — taktu mynd af kvittun, hún les sig sjálf
- Rafræn VSK skil og staðgreiðsluskil til Skattsins
- Innbyggt launakerfi með rafrænum launamiðum
- API tengingar við Shopify, Stripe og önnur sölukerfi
Niðurstaðan: minni handavinna, færri villur, stöðugur aðgangur að rauntölum.
Stærsti munurinn er ekki tæknin sjálf — heldur hve miklu af handavinnu hún sparar.
Skrefin í flutningi
Ferlið er nokkurn veginn það sama fyrir flest fyrirtæki:
- Veldu skiptidag — venjulega mánaðamót, helst um áramót eða eftir VSK skil
- Klárið DK — staðfestið allar færslur, afstemmið banka
- Útflutningur úr DK — saldólisti, viðskiptamannaskrá, vörulisti, opnunarstöður
- Stofnið Payday — kennitala, stillingar, VSK upplýsingar
- Innflutningur í Payday — saldó og listar í gegnum CSV
- Tengið banka — rafrænt staðfest beint úr netbanka
- Stillið VSK og staðgreiðslu — hlutfall, skilatíðni, skattnúmer
- Samhliða keyrsla — 1–2 vikur til að sjá að færslur séu réttar í báðum kerfum
- Lokun á DK — eftir staðfestingu á að Payday gefur sömu tölur
Hvað er flutt og hvað ekki?
Flyst með:
- Saldó (opnunarstöður) við skiptidag
- Viðskiptamannaskrá og birgjar
- Vörulistar og verðskrár
- Höfuðbók — sem opnunarstöður (ekki söguleg færslur)
Flyst ekki með (geymt sem afrit):
- Sögulegar færslur í DK
- Eldri reikningar og kvittanir
- Sögulegir launamiðar
Fyrri ára gögn eru áfram aðgengileg í DK eða sem PDF/CSV afrit. Þú þarft ekki að flytja söguna — bara að geta nálgast hana ef þú þarft.
Algengar gryfjur
Tímasetning
Að skipta í miðjum mánuði er algeng villa. VSK uppgjör eru á tveggja mánaða fresti og launakeyrslur mánaðarlegar — þú vilt ekki hafa hálfan mánuð í gamla kerfinu og hálfan í nýja. Veldu mánaðamót, helst eftir VSK skil.
Saldó sem stemma ekki
Eftir innflutning skaltu alltaf keyra saldósamantekt í báðum kerfum og bera saman. Tölurnar verða að vera nákvæmlega þær sömu. Smávægilegar villur núna verða stórar villur eftir hálft ár.
Bankatenging ekki ræst í tæka tíð
Ef þú lokar DK 1. mars en kveikir ekki á Payday-bankatengingunni fyrr en 15. mars — þá er gat. Hafðu tenginguna virka frá og með skiptidegi.
Launakeyrsla á sama mánuði í tveimur kerfum
Algengasta launavandamálið: starfsmaður fær launamiða úr DK og Payday fyrir sama mánuð. Veldu eitt kerfi fyrir launakeyrslu mánaðarins og stattu við það.
Hve langan tíma tekur þetta í alvöru?
Fyrir lítið fyrirtæki (1–5 starfsmenn, einföld VSK skil):
- Undirbúningur: 1–2 dagar
- Útflutningur úr DK: ~hálfur dagur
- Uppsetning í Payday: 1 dagur
- Innflutningur og samanburður: 1 dagur
- Samhliða keyrsla: 1–2 vikur
- Endanleg lokun: hálfur dagur
Heildartíminn frá ákvörðun til þess að vera komin/n alfarið yfir er 2–3 vikur í raun.
Stærri fyrirtæki með flóknari launauppbyggingu, mörg söluferli eða fleiri kennitölur þurfa lengri samhliða keyrslu — en grunnferli er það sama.
Þarftu aðstoð?
Bóklega sérhæfir sig í Payday og aðstoðar fyrirtæki við kerfaskipti — bæði úr DK, Navision og Excel. Við sjáum um útflutning, innflutning, afstemmingu og þjálfun. Hafðu samband ef þú vilt fá tilboð í kerfaskipti, eða lestu meira um tækniuppbyggingu okkar.
Bóklega
Bókhaldsstofa · Reykjavík